职场上怎么沟通才更有效

2017-09-25 18:18:04来源:拓源优课

职场上,处处到有沟通,本来沟通是为了解决问题的。但是有时候无效沟通,会让事情变得更糟糕。为了不让沟通的滞后性和信息曲解打乱你的工作节奏,是时候好好了解一些职场上沟通的一些原则了。在了解这些原则之前,先来看看沟通不当,为给我们职场工作带来哪些困恼吧。

职场上常见的沟通困扰

记得刚入职场时,最常发生的沟通困扰,就是发现主管有了新想法,我心里纳闷儿:“先前根本没说过要这样安排啊!”结果主管点评:“没有事情是主管没说的,只有你没问的。”

譬如,负责联系一个商务餐会,客户方有三人参加,但公司除了主管,会不会有其他同事同往,这应该是主管告诉你还是由你主动发问?主管事务繁忙,当然是你应该设想,并且提问确认。

后来做了几年事,有了些经验,开始懂得把意见与主管再核实一下。偶尔有些疏忽,主管点评:“没有事情是主管听错或理解错的,只有你没说清楚的。”

譬如,负责完成一件招标说明书,其中有些法规风险,需要内部先行确认。结果,主管给客户汇报时,才惊觉自己忘记和公司法务同人先确认。你说这是谁的责任?是主管忘了提醒你,还是你认为主管能顶住客户的提问,不关你的事?

跟主管有不错的默契了,以为自己可以掌握主管对事情发展风向的判断。结果主管说:“没有事情是你可以自己以为的,只有你忘记确认的。”

情境是主管对某一家客户的态度不友善,说过不想与他们做生意,于是你就不再跟进了解这家客户的商机潜力。

有一天,主管听说这家客户被竞争对手抢到大订单,你却说:“我以为我们不跟他做生意呢!”你说谁对呢?是你自己推论主管的一句闲话,还是你没把一家大的潜力客户在市场的活动信息及时提供给主管,以便调整更好的商业决策呢?即使你有一定的把握,多问一句总无妨,对吧?

即便认为主管不会调整意见,但在已知市场有重要资讯改变的时候,应该向主管汇报。

掌握沟通原则,走完沟通流程

透过这几个例子,大家应当明白作为部属与主管沟通,不是件容易的事。这些情境都是职场经常发生的,其原因主要是我们与对方相对熟悉,让我们很容易忽略或是简化了“沟通”的细致步骤。

所以,要尽量依照“沟通”的完整流程走,才可以减少各说各话、各做各的、糊涂错听、误解不休,甚至心口不一的诸般情境。

由此得到几个职场上沟通的原则:

(1)反复校准,确保信息的真实意义能够精准传达

说的人不仅要说清楚,还要询问对方是不是听得清楚。听的人不仅要仔细听,也要确认自己听的与说的人的本意是否相同。这道程序不能省,也不要担心对方嫌你麻烦。

(2)不要随便臆测

公事上,在还没认知事情全貌之前,不要随便推论臆测,或是过早下判断,避免误己、误人、误公事!这是初入职场的人士容易犯的毛病。在查证一件事情的过程中,不要随便听到某人的说话就当作是自己的判断。

心中只要出现疑问,就应该反复查证,或者向主管提出疑点。部属的工作是帮助主管做出最好的决策,不是误导主管的判断,就算没有恶意,也要谨慎。

(3)向主管报告或与同事讨论时,最好专注在描述自己所知的事实上

即使对特定内容有自己的观点,也建议等到主管问起任务相关信息时,再阐述个人观点,避免任性发挥议题外的个人意见。我刚入职场时,曾因急于表现,把查知的事实与自己的论点搅和在一起,汇报给主管与同人,在沟通中也未清楚说明,以致团队信息传递时造成混乱。

正确的做法,是把“已知事实”与“个人意见”分开表述,才能清晰论理,供主管参考以做出优质判断。

举个例子,主管听说办公室里有同事争论,问你发生什么事。此时,你的主要任务是描述事情发生的经过,不要轻易乱下评论,因为你不是当事人,不容易从表面的情境中,探查当事人沟通问题的症结是什么。

沟通中错的机会实在太多,当事人就是因为双方搞不清楚才会起争执,局外人若真想帮助厘清,得先花点时间让大家冷静下来,然后好好循着沟通的流程走一遭。

等到事情都清楚,或许大家的气也就消了!你作为旁观者,须注意不要添乱,不然很容易成为办公室里的“是非人”,那就违背初衷了。

沟通无小事,处处要用心。要想把沟通效率提升起来,减少无效沟通,上述这三点原则要好好把握,在沟通前多想想。另外,在沟通的时候还需要根据沟通对象的背景和地位,适当调整沟通方式和表达方式,用对方能够听明白的语言来描述问题或者发布任务。与别人沟通的时候多想想别人,不要被自己习惯左右,说出来一些自己明白,但是别人不知道语言,或者下意识省略了一些内容。

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